KD 3.3. Menganalisis sistem administrasi kepegawaian

OTK KEPEGAWAIAN KELAS 11
MAteri pertemuan ke 3 : Menganalisis sistem administrasi kepegawaian
Oleh : M. Afif Thohani, SE

KOMPETENSI DASAR	INDIKATOR PENCAPAIAN KOMPETENSI
3.3.       Menganalisis sistem administrasi kepegawaian 4.3.       Melakukan Pengelompokkan sistem administrasi kepegawaian	3.3.1.       Menjelaskan sistem administrasi kepegawaian 3.3.2.         Mengidentifikasi bentuk-bentuk sistem administrasi kepegawaian 4.3.1.         Melakukan identifikasi sistem administrasi kepegawaian 4.3.2.         Melakukan pengelompokkan sistem administrasi kepagawaian

1.       Pengertian Sistem Administrasi Kepegawaian

Sistem administrasi kepegawaian adalah bagian dari administrasi negara yang kebijaksanaannya ditentukan dari tujuan yang ingin dicapai. Pola kebijaksanaannya tergantung pada bentuk negara yang dianut suatu negara, apakah federal ataukah kesatuan

2.       Bentuk Bentuk Sistem administrasi kepegawaian

Ø  beberapa sistem kepegawaian negara sebagai berikut:

a.     Intergratid system adalah suatu sistem kepegawaian ketika manajemen kepegawaian mulai dari rekrutmen, penempatan, pengembangan, penilaian sampai dengan penggajian dan pensiun ditentukan oleh pusat.

b.     Separated system adalah suatu sistem kepegawaian ketika manajemen kepegawaian dari rekrutmen sampai penggajian dan pensiun dilakukan oleh masing-masing daerah.

c.      Unified system adalah suatu sistem kepegawaian ketika manajemen kepegawaian dilakukan oleh suatu lembaga di tingkat nasional yang khusus dibentuk untuk keperluan itu.

Ø  Selain itu, sistem pengangkatan pegawai secara umum dapat dibedakan sebagai berikut:

a.     Spoils System

Sistem ini merupakan sistem kepegawaian yang paling tua dan sudah banyak negara yang tidak menggunakannya karena kurang memperhatikan faktor kecakapan yang sangat penting bagi tercapainya efisiensi kerja. Dalam sistem kepegawaian ini, pengangkatan pegawai didasarkan atas keanggotaan partai.

b.     Nepotism System adalah pengangkatan pegawai didasarkan atas hubungan keluarga, termasuk saudara, dan teman dekat.

c.      Patronage System adalah Pengangkatan pegawai dalam sistem ini didasarkan atas keinginan untuk membantu pegawai tersebut. Usaha untuk membantu pegawai tersebut dapat berdasar hubungan politik atau hubungan keluarga.

d.     Merit System adalah Pengangkatan pegawai dalam sistem ini didasarkan atas kecakapan.

e.     Career System adalah Sistem yang menekankan bahwa pengangkatan pertama pegawai didasarkan kecakapan. Sementara itu, dalam pengembangan lebih lanjut, masa kerja pegawai diperhitungkan dan ikut menentukan.

3.    Sistem Kepegawaian Nasional.

Kebijaksanaan dasar sistem adminitrasi kepegawaian dinegara kita mengacu pada Undang-undang Nomor 43. tahun 1999 tentang perubahan atas undang-undang nomor 8 tahun 1974 tentang pokok-pokok kepegawaian dalam undang-undang tersebut, pegawai negeri sipil didefinisikan sebagai sebagai setiap warga Negara Republik Indonesia yang telah memenuhi syarat yang telah ditentukan, diangkat oleh pejabat yang berwewanang dan diserahi tugas dalam suatu jabatan negeri atau diserahi tugas negara lainnya dan digaji berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Pegawai Negeri Sipil Terdiri dari :

1.         Pegawai Negeri Sipil Pusat

2.         Pegawai Negeri Sipil Daerah

3.         TNI

4.     POLRI

5.     Pejabat Negara

6.     PNS Lainya

B..Sistem Kepegawaian Daerah          

Dalam sistem kepegawaian secara nasional, pegawai negeri sipil memiliki posisi penting untuk menyelenggarakan perintahan dan difungsikan sebagai alat pemersatu bangsa. Kepegawaian daerah adalah suatu sistem dan prosedur yang diatur dalam peraturan perundang- undangan aktivitas/fungsi yang dilaksanakan dalam sistem kepegawaian daerah meliputi: perencanaan, persyaratan, pengangkatan, sanksi dan penghargaan yang merupakan sub sistem dari sistem kepegawaiaan secara nasional.

C.   Badan Kepegawaian Negara

Badan kepegawaian Negara (BKN) adalah lembaga pemerintah pusat yang dibentuk untuk melaksanakan tugas pemerintahan tertentu dari presiden.

D.   Badan Kepegawaian Daerah

Badan kepegawaian daerah adalah perangkat daerah yang melaksanakan Manajamen Pegawai Negeri Daerah dalam membantu tugas pokok pejabat Pembina kepegawaian daerah. Badan Kepegawaian Daerah berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Daerah. Pembentukan BKD ditetapkan dengan peraturan daerah yang unsur- unsur terdiri dari:

-        Kepala                                                                       

-        Sekretariat

-        Bidang

-        Kelompok jabatan fungsional

 

E.       ANALISIS KEBUTUHAN PEGAWAI

Analisis kebutuhan pegawai merupakan dasar bagi penyusunan formasi. Analisis kebutuhan pegawai adalah suatu proses perhitungan secara logis dan teratur dari segala dasar-dasar/faktor-faktor yang ditentukan untuk dapat menentukan jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan oleh suatu satuan organisasi negara untuk mampu melaksanakan tugasnya secara berdayaguna, berhasil guna dan berkelanjutan Analisis kebutuhan dilakukan berdasarkan: 

a. Jenis Pekerjaan

Jenis pekerjaan adalah macam-macam pekerjaan yang harus dilakukan oleh suatu satuan organisasi dalam melaksanakan tugas pokoknya, misalnya pekerjaan pengetikan, pemeriksaan perkara, penelitian, perawatan orang sakit, dan lain-lain. 

b. Sifat Pekerjaan

Sifat pekerjaan adalah pekerjaan yang berpengaruh dalam penetapan formasi, yaitu sifat pekerjaan yang ditinjau dari sudut waktu untuk melaksanakan pekerjaan itu. Ada pekerjaan-pekerjaan yang cukup dilaksanakan selama jam kerja saja, misalnya pekerjaan tata usaha, tetapi ada pula pekerjaan yang hams dilakukan selama 24 jam penuh, misalnya pemadam kebakaran, tenaga medis dan para medis di rumahrumah sakit pemerintah. 

c. Perkiraan Beban Kerja 
Adalah frekuensi rata-rata dari masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu.

d. Perkiraan Kapasitas Pegawai

Adalah kemampuan rata-rata seorang pegawai untuk menyelesaikan suatu jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Perkiraan beban kerja dan prakiraan kapasitas kerja diperlukan untuk masing-masing jenis pekerjaan. 

e. Jenjang dan Jumlah Jabatan serta Pangkat, 

Penentuan jenjang, jumlah jabatan dan pangkat dalam suatu organisasi harus ditinjau dari sudut keseluruhan organisasi dan tidak ditinjau per unit organisasi. Penentuan susunan pangkat merupakan satu syarat mutlak untuk dipelihara dengan baik dalam suatu organisasi. 

f. Analisis Jabatan

Analisis jabatan adalah suatu kegiatan mengumpulkan, menilai, dan mengorganisasikan informasi tentang jabatan.

g. Prinsip pelaksanaan pekerjaan 

Prinsip pelaksanaan pekerjaan sangat besar pengaruhnya dalam menentukan formasi pegawai. Misalnya, apabila pekerjaan membersihkan ruangan atau merawat pekarangan harus dikerjakan sendiri oleh satuan organisasi yang bersangkutan, maka harus diangkat pegawai untuk pekerjaan-pekerjaan itu, akan tetapi kalau pekerjaan membersihkan ruangan dan merawat pekarangan diborongkan kepada pihak ketiga, maka tidak perlu mengangkat pegawai untuk pekerjaan itu. 

h. Peralatan yang tersedia

Peralatan yang tersedia atau yang diperkirakan akan tersedia dalam menyelesaikan pekerjaan sesuai tugas pokok akan mempengaruhi jumlah dan mutu pegawai yang diperlukan. Pada umumnya makin tinggi mutu peralatan kerja yang ada dan tersedia dalam jumlah yang memadai akan mengurangi jumlah pegawai yang diperlukan.

i. Kemampuan Keuangan Negara/ Daerah

Faktor kemampuan keuangan negara adalah faktor penting yang selalu harus diperhatikan dalam penentuan formasi Pegawai NegeriSipil. Walaupun penyusunan formasi telah sejauh mungkin ditetapkan berdasarkan analisis kebutuhan pegawai seperti diuraikan terdahulu, akan tetapi apabila kemampuan keuangan negara masih terbatas, maka penyusunan formasi tetap harus didasarkan kemampuan keuangan negara yang tersedia.

 

F.       F. Pengadaan Pegawai

Apabila suatu perusahaan memerlukan tenaga kerja baru, maka akan diusahakan untuk menarik atau mencari tenaga yang di hararapkan dapat melaksanakan tugas dengan baik. Namun sebelum mencari pegawai baru ada beberapa hal yang harus diperhatikan baik untuk instansi pemerintah, maupun swasta, hal ini meliputi: prinsip-prinsip penyusunan formasi, sistem penyusunan formasi, analisa jabatan, sampai pada anggaran/budget yang tersedia, kesemua itu harus dicermati dengan baik. Agar pelaksanaan pengadaan pegawai kantor berjalan lancar, maka pelaksanaanya harus berdasarkan prosedur yang ada.

Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut:

1.    Menetapkan perencanaan kebijakan kepegawaian, sehingga

menghasilkan penggolongan pekerjaan, analisa pekerjaan, gambaran pekerjaan dan rincian pekerjaan.

2.    Menentukan penarikan pegawai dari sumber-sumber tenaga kerja,baik intern maupun ekstern.

3.    Membuat pengumuman lowongan pekerjaan, analisis pekerjaan,

gambaran pekerjaan dan perincian pekerjaan.

4.    Penerimaan surat lamaran pekerjaan dari calon tenaga kerja.

5.    Mengadakan seleksi atau penyaringan administrasi dari surat lamaran yang masuk.

6.    Menentukan diterima tidaknya lamaran kerja (dipilih yang memenuhi persyaratan).

7.    Menyiapkan segala perangkat seleksi (baik soal, pedoman penilaian maupun standar kelulusan)

8.    Melakukan pemanggilan bagi calon yang memenuhi syarat untuk mengikuti tes atau ujian.

9.    Mengadakan seleksi pegawai, berupa tes lisan, tertuis, intelegensi, psikotes, dan kesehatan jasmani.

10  Memeriksa hasil tes dan sekaligus menentukan rangking serta jumlah calon yang lulus.

11.Memanggil calon pegawai yang lulus untuk mengikuti masa percobaan.

12 Mengangkat pegawai dengan Surat Keputusan dalam status masa percobaan

13 Calon pegawai mengikuti orientasi masa percobaan.

    14. Melakukan penilaian selama calon mengikuti orientasi.

    15. Menentukan lulus tidaknya masa orientasi.

    16. Membuat Surat Keputusan pengangkatan pegawai berstatus pegawai tetap.

    17. Menempatkan pegawai pada jenjang jabatan tertentu dengan tugas, wewenang dan tanggung jawab.

     18. Melakukan pembinaan dan pemeliharaan terhadap pegawai, agar para pegawai berkembang dan betah