MENERAPKAN PERSIAPAN PENGELOLAAN DANA KAS KECIL

OTOMATISASI TATA KELOLA KEUANGAN KELAS 12

Oleh : M. Afif Thohani, SE

PENGELOLAAN DANA KAS KECIL

A. Persiapan pengelolaan kas kecil

Persiapan pengelolaan kas kecil dimulai dari penetapan formulir – formulir dokumen yang diperlukan bagian – bagian yang terlibat dalam prosedur pengelolaan kas kecil. 

Dalam melakukan pengelolaan kas kecil, maka memerlukan persiapan-persiapan pengelolaan kas kecil. Persiapan –persiapan ini meliputi menyiapkan bukti-bukti pemasukan dan bukti pengeluaran kas kecil, dan peralatan pendukungnya.

1. Menyiapkan Bukti transaksi Kas kecil

Transaksi adalah kejadian atau suatu keadaan atau kondisi yang mengakibatkan perubahan terhadap harta, hutang  dan modal perusahaan sehingga diproses mulai dari pencatatan sampai dengan disajikan dalam bentuk laporan keuangan

Transakasi dalam perusahaan dibedakan menjadi 2 :

1.Transaksi internal, merupakan jenis transaksi yang hanya terjadi di dalam perusahaan : contoh adana memo dari pimpinan kepada bawahanya yang telah di tunjuk, adanya perubahan nilai harta kekayaan karena penyusutan dan pemakaian peralatan/ perlengkapan kantor

2.Transaksi eksternal, merupakan jenis transaksi yang melibatkan pihak luar perusahaan.

Contoh : pembelian perlengkapan dan peralatan secara tunai atau kredit, Pembayaran utang pada kreditur, penjualan jasa atau barang secara tunai atau secara kredit, penerimaan tagihan dari debitur, pembayaran beban-beban

Bukti Transaksi adalah suatu dokumen- dokumen yang sah baik telah dibuat sendiri maupun orang lain yang digunakan sebagai sumber pencatatan dan penyusunan laporan keuangan dalam suatu instansi atau suatu unit usaha.

Dokumen dalam pengelolaan kas kecil yang harus dipersiapkan yaitu formulir-formulir sbb:

• Dokumen pengeluaran kas

• Surat permintaan pengisian (penggantian) dana kas kecil

• Permintaan pengeluaran dana kas kecil

• Laporan penggunaan dana kas kecil

JENIS-JENIS BUKTI TRANSAKSI KEUANGAN

a. Kuitansi

Kuitansi adalah bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu. Bagi suatu perusahaan kuitansi yang diterima dari pihak lain merupakan bukti pembayaran kepada pihak yang bersangkutn sedangkan kuitansi yang diserahkan kepada pihak lain merupakan bukti penerimaan uang dari pihak yang bersangkutan.

Kuitansi sekurang-kurangnya dibuat 2 rangkap yaitu :

1. Lembar pertama (asli ) untuk diserahkan kepada pihak pembayar.

2. lembar kedua (copy) digunakan sebagai bukti pembukuan

b. Cek

Cek adalah surat perintah tidak bersyarat kepada bank untuk membayar sejumlah uang tertentu pada waktu surat tersebut disertakan kepada bank.

Petunjuk pengisian Cek

1. Periksa apakah semua lembaran cek dan potongannya telah diberi nomor

2. Isi potongan cek terlebih dahulu

3. Bubuhkan tanggal pengisian, tanggal yang tercantum di cek tidak mundur

4. Isi nama penerima dengan jelas

5. Isi jumlah uangnya di tempat pengisiannya, jumlah ditulis dengan huruf dan angka

6. Buat garis pengaman pada semua tempat yang kosong

7. Periksa apakah lembar cek telah diberi stempel materai

8. Cek ditandatangani oleh orang yang berhak melakukan penarikan

9. Pada cek yang salah tulis kata, tulis kata “tidak berlaku/valid’! Demikian juga pada potongannya dan jangan dibuang karena merupakan bukti

c. Bilyet Giro

Bilyet giro adalah suatu perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang bersangkutan untuk memindah bukukan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima yang namanya disebut dalam bilyet giro pada bank yang sama atau pada bank lain

Dengan demikian penerima bilyet giro tidak bias  menukarkan dengan uang tunai kepada bank yang bersangkutan, tetapi hanya dapat menyetorkan bilyet giro kepada bank sebagai tambahan simpanan pada rekeningnya.

d. Faktur

Faktur adalah bukti transaksi pembelian atau penjualan dengan pembayaran secara kredit. Faktur di buat oleh pihak penjual dan diserahkan kepada pembeli bersama-sama dengan barang yang di jual.

Dalam faktur biasanya diinformasikan mengenai :

1. nama dan alamat penjual

2. nomor faktur

3. nama dan alamat pembeli

4. tanggal pesan

5. tanggal pengiriman

6. syarat pembayaran dan keterangan mengenai barang seperti jenis barang, kuantitas, harga satuan.

e. Nota Kontan

Nota kontan dipergunakan sebagai bukti transaksi pembelian atau penjualan dengan pembayaran secara tunai. Dalam nota kontan biasanya berisi informasi tentang :

1. Nama perusahaan yang mengeluarkan nota

2. nomor nota

3. tanggal transaksi

4. jenis barang

5. banyaknya (kuantum)

6. harga satuan

7. Jumlah harga

f.  Nota Kredit atau Debet

Nota kredit (credit memorandum) adalah bukti transaksi penerimaan kembali barang yang telah dijual, atau persetujuan dari pihak penjual atas permohonan pembeli untuk pengurangan harga barang karena sebagian barang rusak atau tidak sesuai dengan pesanan.

g. Bukti Memo

Bukti memo adalah bukti transaksi intern seperti memo dari pejabat tertentu atau pimpinan perusahaan kepada bgian akuntansi untuk melakukan pencatatan

h. Bukti kas Masuk, Merupakan salah satu bentuk dokumen atau bukti transaksi yang dibuat oleh pemegang dana kas kecil, bahwa pihak tersebut teleh menerima sejumlah uang untuk keperluan pengsisian kas kecil. Bukti kas masuk dilampirkan foto copy cek apabila pemberian dana kas kecil menggunakan cek.

i. Bukti kas keluar, merupakan bukti transaksi yang dibuat oleh pihak pemegang kas kecil, untuk menunjukan bahwa pihak atau pemegang dana kas kecil telah mengeluarkan sejumlah uang tertentu untuk keperluan tertentu

J. Formulir Pengajuan dana kas kecil, merupakan jenis formulir untuk melakukan pengajuan kembali dana kas kecil. Formulir pengajuan dana kas kecil hanya untuk metode imprest sistem atau sistem dana tetap

2.Peralatan Untuk Mempersiapkan Pengelolaan dana Kas Kecil

Berikut merupakan beberapa perlengkapan yang digunakan dalam pengelolaan dana kas kecil

a. Alat Tulis : 

b. Ordner : Digunkan untuk membantu penyimpanan, merapihkan dan melindungi dokumen penting

c. Buku kas : Buku yang digunakan untuk mencatat semua penerimaan dan pengeluaran kas kecil baik dalam bentuk tunai maupun non tunai

d. Komputer

e. Printer

f. Perforator

g. Stapler

h. Guide

i.  Kalkulator

3.Ketentuan Pengelolaan Kas Kecil

Ketentuan dalam pengelolaan kas kecil meliputi :

a.Penggunaan sesuai dengan batas maksimal

b.Tidak untuk pemberian pinjaman

c.Bukti pengeluaran harus di setujui pengelola kas kecil

d.Bukti Pembayaran harus dilampirkan

B.Prosedur Pengelolaan Kas Kecil

Dalam perusahaan, memiliki standar prosedur operasi, prosedur pengelolaan kas kecil meliputi :

•prosedur pembentukan dana kas kecil

•prosedur pengeluaran dana kas kecil

•prosedur penggantian dana kas kecil

•prosedur pencatatan mutasi kas kecil

Bagian – bagian (unit organisasi) yang terlibat dalam prosedur pengelolaan kas kecil meliputi:

1.Kepala bagian keuangan

2.Bagian utang

3.Bagian Kasa

4.Petugas pengelolaan kas kecil

5.Bagian-bagian pemakai dana kas kecil

6.Bagian akuntansi

Berikut merupakan prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil

1.Pembentukan Dana Kas Kecil

Pengelolaan dana kas kecil merupakan proses pengelolaan bukti transaksi dana kas kecil sampai pencatatan buku kas kecil.

Dana kas kecil di bentuk (disediakan) berdasarkan surat keputusan kepala bagian keuangan. Dalam perusahaan yang memiliki standar prosedur akuntansi semua jenis pengeluaran kas melibatkan bagian hutang sehingga unit organisasi yang terlibat dalam prosedur pembentukan dana kas kecil adalah bagian hutang, bagian kasa, dan bagian pemegang dana kas kecil. Tugas masing-masing adalah sebagai berikut :

1.Bagian Hutang

 Menerima surat keputusan, pembentukan dana kas kecil dari kepala bagian keuangan.

 Membuat bukti pengeluaran kas dalam tiga rangkap. Lembar 1 dan 3 diserahkan kepada bagian kasa dilampiri surat pembentukan dana kas kecil. Lembar 2 diserahkan kepada bagian buku pembantu yang terkait.

 Mencatat bukti pengeluaran kas dalam daftar bukti kas keluar yang belum dibayar (berfungsi sebagai buku pembantu hutang).

 Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah dicap lunas dari bagian kasa dilampiri surat keputusan pembentukan dana kas kecil.

 Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran sesuai data bukti pengeluaran kas yang telah dicap lunas dalam daftar bukti kas keluar pada kolom yang disediakan.

 Menyerahkan bukti kas pengeluaran kas lembar 1 yang telah dicap kepada bagian jurnal dan laporan.

2.Bagian Kasa

 Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 dan 3 dilampiri surat pembentukan dana kas kecil dari bagian hutang.

 Menyediakan cek sebesar jumlah yang tercantum dalam bukti pengeluaran kas untuk ditanda tangani oleh pejabat perusahaan yang berwenang mengeluarkan kas.

 Membubuhkan cap tanda lunas pada bukti pengeluaran kas lembar 1 dan 3 serta surat pembentukan dana kas kecil.

 Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar 1 ke bagian hutang dilampiri surat bukti pembentukan dana kas kecil, dan lembar ke 3 diserahkan kepada pemegang dana kas kecil.

3.Bagian Jurnal dan Laporan

 Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah di cap lunas dilampiri surat pembentukan dana kas kecil dari bagian hutang.

 Mencatat bukti pengeluaran kas dalam buku jurnal pengeluaran kas (register cek)

 Mengarsipkan bukti pengeluaran kas bersama surat keputusan pembentukan dana kas kecil dalam map arsip bukti pengeluaran kas (voucher) yang sudah dibayar.

4. Pemegang Dana Kas Kecil

 Menerima cek dan bukti pengeluaran kas lembar 3 dari bagian kasa

 Menguangkan cek ke bank dan menyimpan dana kas kecil

 Mengarsipkan bukti pengeluaran berdasarkan urutan tanggal.

2. Pembayaran Melalui Kas Kecil

Pemegang kas kecil mempunyai kewenangan untuk melakukan pengeluaran kas dengan menggunakan uang yang terdapat dalam kas kecil sepanjang tidak bertentangan dengan kebijakan yang telah ditetapkan manajemen. Biasanya manajemen membuat ketentuan tentang jumlah batasan maksimum pengeluaran untuk tiap transaksi yang diijinkan dan larangan-larangan tertentu, misalnya kas kecil tidak boleh digunakan untuk memberi pinjaman kepada karyawan. Setiap pembayaran yang dilakukan melalui kas kecil harus didokumentasikan dengan menggunakan “Bukti Pengeluaran Kas Kecil” atau Voucher Kas Kecil.

3. Pengisian kembali kas kecil

Pemegang dana kas kecil membuat permintaan pengisian kas kecil berdasarkan bukti-bukti pengeluaran kas kecil. Berdasarkan dokumen transaksi tersebut, bendahara mengisi cek dan meminta otorisasi cek kepada pemilik otoritas (misal: kepala departemen). Apabila uang yang terdapat dalam dana kas kas kecil mencapai tingkat minimum, maka dana harus diisi kembali. Permintaan pengisian kembali dilakukan oleh pemegang kas kecil. Untuk itu, pemegang kas kecil harus menyiapkan daftar pengeluaran (pemakaian) kas kecil yang telah dilakukan dengan dilampiri bukti-bukti pendukung pengeluaran kas kecil. Permintaan pengisian kembali kas kecil diajukan kepada bendahara perusahaan yang akan meneliti  keabsahan pengeluaran kas kecil yang telah dilakukan. Apabila segala sesuatunya sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh  perusahaan, maka bendahara memberi tanda persetujuan pada formulir permintaan pengisian kembali dan menarik cek sebesar jumlah kas kecil yang telah digunakan sehingga jumlah uang dalam dana kas kecil akan kembali pada jumlah semula

4. Mutasi dana Kas Kecil

Pada adasarnya, mutasi perubahan kas terjadi akibat adanya penerimaan dan pengeluaran dana.

Laporan mutasi dana kas kecil merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban penggunaan dana kas kecil selama periode tertentu. Laporan mutasi dana kas kecil memuat informasi berupa saldo awal kas kecil, pengeluaran kas kecil yang disertai buku penggunaanya, selisih kas kecil pada periode tertentu, serta pengisian kembali dana kas kecil.

Contoh : Laporan Mutasi Dana Kas Kecil

Sumber : Muftias, Anis.2019. Otomatisasi Tata Kelola Keuangan SMK/MAK Kelas XII. Bogor: Yudhistira