OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA DAN PRASARANA KELAS XII/SMK

OTOMATISASI TATA KELOLA SARANA DAN PRASARANA

KELAS : 12 ADMINISTRASI PERKANTORAN

KOMPETENSI DASAR

INDIKATOR PENCAPAIAN KOMPETENSI

3.10 Menganalisis perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana

4.10Membuat perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana

3.10.1 Menjelaskan analisa perencanaan kebutuhan

3.10.2 Menguraikan jenis-jenis analisa kebutuhan

3.10.3 Menjelaskan pengusulan sarana dan prasarana

3.10.4 Mengidentifikasi bentuk-bentuk formulir rencana kebutuhan

4.10.1 Melakukan identifikasi kebutuhan sarana prasarana

4.10.2 Membuat perencanaan kebutuhian sarana prasarana

4.10.3 Membuat dokumen perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana dengan menggunakan komputer dengan tepat sesuai ketentuan

1. Analisa Perencanaan Kebutuhan

Analisa rencana kebutuhan merupakan salah satu mata rantai dalam proses pengelolaan sarana dan prasarana yang tidak dapat dipisah-pisahkan hubungannya antara proses yang satu dengan proses yang lain. Analisa perencanaan kebutuhan berawal dari kegiatan inventarisasi yang dilakukan oleh unit pemakai/pengguna (user), kemudian berdasarkan daftar inventarisasi tersebut unit organisasi merencanakan macam dan jenis sarana apa yang dibutuhkan.

Beberapa pertimbangan dalam kegiatan analisa perencanaan kebutuhan adalah harus selalu memperhatikan permasalahan yang berhubungan dengan:

a. Klasifikasi alat/sarana prasarana yang dibutuhkan.

b. Spesifikasi alat/sarana prasarana.

c. Dimana/lokasi mana alat/sarana prasarana akan digunakan.

d. Siapa yang akan menggunakan alat/sarana prasarana.

e. Kapan alat/sarana prasarana akan digunakan.

f. Berapa jumlah/volumenya.

Analisa rencana kebutuhan guna menunjang kelancaran proses dan pelaksanaan terhadap semua kebutuhan yang diperlukan sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas lembaga/pembelajaran, dapat kelompokan menjadi 4 golongan, yaitu:

1) Barang tidak bergerak. Barang-barang yang termasuk jenis barang tidak bergerak.

2) Barang bergerak. Barang-barang yang termasuk jenis barang bergerak.

3) Hewan, barang yang termasuk hewan.

4) Barang persediaan, adalah barang-barang baik yang bersifat tahan lama atau habis pakai yang keberadaannya untuk bahan pengganti jika peralatan yang berupa unit mengalami kerusakan sebagian komponennya, seperti; mouse, keyboard, external hardisct, lampu LCD, ban kendaraan, dll.

2. Jenis-Jenis Analisa Kebutuhan

Analisa kebutuhan sarana prasarana/peralatan kerja suatu organisasi/lembaga dapat dibedakan menjadi dua, yaitu analisa kebutuhan kualitatif dan analisa kebutuhan kuantitatif.

a. Analisa kebutuhan kualitatif

Analisa kebutuhan kualitatif pada dasarnya adalah suatu rangkaian kegiatan pengelompokan keterangan-keterangan atau informasi tentang jenis kegiatan yang terdapat dalam suatu satuan/unit organisasi tertentu. .

Sebelum kebutuhan itu dirumuskan, maka terlebih dahulu harus dikumpulkan berbagai data/informasi yang menunjang, misalnya:

1) Sarana/perlengkapan apa saja yang masih ada?

2) Bagaimana kondisinya?

3) Sudah tersediakah fasilitas pendukung lainnya jika barang yang akan diadakan telah tiba di lokasi?

b. Analisa kebutuhan kuantitatif

Analisa kebutuhan kuantitatif dilakukan dengan meneliti volume dan frekuensi kegiatan yang terdapat dalam suatu unit organisasi tertentu. Kegiatan analisis ini akan mempersoalkan:

1) Apakah jumlah sarana yang ada masih efisien penggunaannya?

2) Apakah sarana yang ada sudah sesuai dengan jumlah pegawai yang ada?

3) Apakah sarana yang ada masih dapat memenuhi target capaian yang ditetapkan?

Langkah-langkah analisia kebutuhan kuantitatif adalah:

1) Untuk kebutuhan perabot, perlu diketahui jumlah pegawai berdasarkan struktur organisasi yang ada.
2) Untuk kebutuhan sarana penyimpanan warkat, perlu diketahui sedikit banyaknya jumlah warkat yang dihasilkan untuk satuan periode waktu tertentu.
3) Untuk kebutuhan mesin-mesin (terutama mesin kantor)perlu diketahui waktu riil penggunaan, waktu kerja untuk periode yang sama, dan waktu ekstra, (waktu ekstra adalah waktu diluar jam istirahat tetap)
4) Terhadap kebutuhan bahan habis pakai/bahan dasar, perlu diperhatikan pengalaman dari kegiatan yang telah berjalan supaya tidak terjadi penumpukan/barang berlebih maupun kekurangan bahan baku sehingga menggangu proses penyelesaian pekerjaan dikarenakan masih menunggu datangnya pesanan.
5) Cara pengadaan/pesanan yang paling ekonomis dapat diterapkan pada permasalahan ini dengan memperhatikan syarat-syarat atau faktor-faktor sebagai berikut:

a) Kebutuhan bersifat rutin (terus menerus).

b) Biaya setiap kali mengadakan pesanan

c) Biaya yang harus dikeluarkan setiap unit/satuan barang selama berada di gudang.

3. Pengusulan Sarana Prasarana

Pengusulan alat/sarana prasarana yang dibutuhkan oleh masing-masing unit organisasi yang didukung dengan data yang lengkap dan detail dan dituangkan dalam format-format yang telah dibakukan agar memudahkan bagian pengadaan yang akan melakukan proses pembeliannya. Prosedur pengusulan sarana dan prasarana

Usulan kebutuhan sarana dan prasarana adalah kegiatan-kegiatan dan usaha yang dilakukan oleh satuan kerja untuk merumuskan suatu kebutuhan sarana dan prasarana berdasarkan dan berpedoman pada hal-hal sbagai berikut:

1) Usulan disesuaikan dengan rencana kegiatan masing-masing satuan organisasi yang akan menggunakan barang tersebut.

2) Usulan disesuaikan dengan jumlah dan kondisi kepegawaian yang ada.

3) Usulan disesuaikan dengan memperhatikan barang-barang yang masih ada dan yang masih dapat digunakan.

a. Dasar pemikiran.Dasar pemikiran diadakan rencana usulan kebutuhan adalah:

1) Untuk meningkatkan jalannya pelaksanaan tugas pokok pegawai.

2) Untuk meningkatkan motivasi kerja pegawai.

3) Untuk standar kerja yang baku.

4) Untuk memperoleh kualitas barang sesuai dengan aspek penggunaannya.

5) Untuk menghindari pemborosan.

b. Usulan berdasarkan pada macam dan jenis barang.

Kepala satuan kerja dalam membuat usulan rencana kebutuhan perlengkapan atau sarana dan prasarana pendukung kerja, senantiasa harus berdasarkan standar baku yang telah ditetapkan. Standar baku ini dimaksudkan untuk:

1) Memperoleh kepastian dan kebenaran sarana dan prasarana yang dibutuhkan.

2) Memperoleh kepastian mutu/kualitas sarana dan prasarana yang bibutuhkan.

3) Memperoleh kepastian jumlah sarana dan prasarana yang dibutuhkan.

4) Memperoleh standardisasi dan normalisasi terhadap sarana dan prasarana yang dibutuhkan. Memudahkan bagian pengadaan/pembelian dalam proses pembelian.

c. Usulan rencana kebutuhan harus disusun sesuai dan berdasarkan pada pengelompokan barang/sarana dan prasarana.

d. Proses penyusunan untuk barang bergerak dan tidak bergerak.

1) Barang bergerak habis pakai, pengusulannya didasarkan pada prinsip-prinsip kemanfaatan, ketahanan atau umur pakai barang, penempatan dan penyimpanannya. Disamping itu penyusunan usulan berdasarkan pada:

a) Dibuatkan daftar penyusunan barang yang disesuaikan dengan kebutuhan dari rencana kegiatan masing-masing satuan kerja yang mengusulkan berdasarkan frekuensi/volume dan kecepatan penggunaannya.

b) Dibuatkan daftar perkiraan biaya dan harga perkiraan untuk pengadaan barang setiap periodenya.

c) Daftar rencana kebutuhan disusun berdasarkan periode jangka tertentu dalam satuan waktu; triwulan, semester dalam periode waktu tahunan.

2) Barang tidak habis pakai, pengusulannya didasarkan pada prinsip-prinsip kemanfaatan, ketahanan atau umur pakai barang, penempatan, perawatannya atau pemeliharaannya, dan penyimpanannya. Disamping itu penyusunan usulan berdasarkan pada:

1) Dianalisa dengan tepat penggunaannya, dibuatkan susunan usulan perlengkapan sarana dan prasarana yang disesuaikan dengan rencana kegiatan masing-masing satuan kerja/organisasi dengan memperhatikan peralatan/sarana dan prasarana yang masih ada dan masih dapat digunakan dalam batas-batas efisiensi.

2) Dibuatkan daftar perkiraan biaya penyimpanan dan biaya pemeliharaan.

3) Disipkan daftar rencana kebutuhan disusun berdasarkan periode jangka tertentu dalam satuan waktu; triwulan, semester dalam periode waktu tahunan.

3) Barang tidak bergerak, dapat berupa tanah dan bangunan, pengusulannya dapat dirinci antara lain sebagai berikut:

Tanah;

a) Kepastian lokasi dan luasnya dan pengusulannya senantiasa sesuai dengan efektifitas penggunaan.