MENGELOLA OPERASIONAL HARIAN KAS KECIL

 MATERI OTOMATISASI TATA KELOLA KEUANGAN KELAS XII

Pertemuan Ke-3 

Oleh : M. Afif Thohani, SE

KOMPETENSI DASAR

3.12 Menerapkan pengelolaan operasional harian kas kecil

4.12 Mengelola operasional hariankas kecil

INDIKATOR PENCAPAIAN KOMPETENSI

3.12.1. Menjelaskan proses pengajuan uang tunai

3.12.2. Mengidentifikasi pencatatan proses penerimaan uang

3.12.3. Menjelaskan prosedur monitoring keadaan keuangan

3.12.4. Mengidentifikasi proses rekonsiliasi pengakuran data

3.12.5. Mengemukakan prosedur pengelolaan  dana  kas kecil

4.12.1. Melakukan identifikasi komponen-komponen dalam pengelolaan dana kas kecil

4.12.2. Menyiapkan kelengkapan bahan, data, dan informasi terkait pengelolaan dana kas kecil

4.12.3. Mengelola dana kas kecil dengan tepat dan akurat sesuai dengan standar 

A. Proses Pengajuan kas Kecil

Kas Kecil dibuat/dibentuk berdasarkan Surat Keputusan Direktur/Manajer Keuangan pada suatu perusahaan, yang menetapkan jumlah dan sistim pencatatan. Pemegang kas kecil, biasanya ditunjuk oleh Direktur/Manajer Keuangan yang berkewajiban mempertanggung jawabkan pemakaian dana kas kecil. Pemegang kas kecil tidak boleh dirangkap oleh Kasir/Pemegang Kas Besar

B. Prosedur Pengelolaan kas Kecil

1. Pembentukan dana kas kecil

Hal yang paling penting dalam pembentukan kas kecil adalah

• Biasanya jumlah dana kas kecil ditaksir dengan memperhitungkan kebutuhan dan untuk tiga atau empat minggu.

• Memberikan estimasi kepada Bendahara, kemudian bendahara menarik cek dan memberikannya kepada pemegang kas kecil.

• Pemegang kas kecil mencairkan / meng-uangkan cek. 

Dokumen yang tersedia untuk pembentukan dana kas kecil

1. Surat keputusan dari pejabat yang berwenang.

2. Bukti kas keluar 

3. Cek

Fungsi yang terkait dalam prosedur pembentukan dana kas kecil

• Bagian Utang
• Bagian Kassa/Kasir
• Pemegang dana kas kecil
• Bagian Akuntansi

2. Pembayaran melalui dana kas kecil

Pemegang kas kecil (kasir) mempunyai kewenangan untuk melakukan pengeluaran kas dengan menggunakan uang yang terdapat dalam kas kecil sepanjang tidak bertentangan dengan kebijakan yang telah ditetapkan.

Dokemen yang tersedia untuk pengeluaran kas kecil:

• Permintaan pemakaian kas kecil

• Bukti pengeluaran kas kecil

• Dokumen pendukung (nota / Kwitansi)

3. Pengisian kembali dana kas kecil

• Permintaan pengisian kembali dilakukan oleh pemegang kas kecil. Pemegang kas kecil harus menyiapkan daftar pengeluaran (pemakaian) kas kecil yang telah dilakukan dengan dilampiri bukti-bukti pendukung pengeluaran kas kecil.

• Apabila uang yang terdapat dalam dana kas kas kecil mencapai tingkat minimum, maka dana harus diisi kembali.

Dokumen yang tersedia untuk pengisian kembali dana kas kecil:

1. Permintaan Pengisian kembali kas kecil

2. Bukti pengeluaran kas kecil

3. Bukti kas keluar

4. Dokumen Pendukung (Nota, dan Kwitansi)

C. METODE PENCATATAN DANA KAS KECIL (PETTY CASH )

Terdapat dua macam metode pencatatan Dana kas Kecil 

a. Metode Imprest ( Sistem Saldo tetap)

Dalam imprest system penyelenggaraan dana kas kecil  dilakukan sebagai berikut 

1. Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekning dana kas kecil . saldo dana kas kecil ini tidak boleh berubah dari yang telah ditetapkan tersebut dinaiki atau di krangi

2. Pengeluaran dana kas kecil tidak di catat dalam jurnal. Bukti bukti pengeluaran kas kecil dikumpulkan saja dalam arsip sementara yang dislenggarakan oleh pemegang dana kas kecil

3. Pengsisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yang tercantum dalam kumpulan-kumpulan bukti pengeluaran kas kecil. Pengisian kembali dana kas kecil ini dilakukan dengan cek dan di catat dengan mendebit rekning Biaya dan mengkredit rekning kas.

Keuntungan Metode Imprest 

1. Menghemat waktu bagi kasir kas kecil, karena tidak di ganggu setiap kali terjadi pembelian atau pengeluaran kas kecil

2. Menghemat waktu dalam pembukuan pengeluaran rekning nominal

3. Memudahkan untuk mengetahui setiap pengeluaran berdasarkan pos pos pengeluaran pada setiap pembukuan

4. Karena jumlah dana kas per periode selalu sama sehingga memudahkan bendahara menentukan jumlah dana per bagian/unit per periode. Pemegang kas/Pimpinan akan berhati hati  dalam mengelola keuntungan mengingat dalam sistem ini tidak ada penambahan dana ditengah periode.

PENCATATAN DANA KAS KECIL METODE DANA TETAP

Waktu	Jurnal
Pembentukan dana kas kecil	Dr. Kas Kecil                      xxx Cr. Kas Bank                          xxx
Pengeluaran kas kecil untuk pembayaran biaya-biaya	Tidak dijurnal
Pengisian kembali dana kas kecil	Dr. Biaya....                     xxx Dr. Biaya....                     xxx Cr. Kas Bank                          xxx
Pengembalian dana kas kecil (apabila dianggap terlalu besar)	Dr. Kas                             xxx Cr. Kas Kecil                     xxx
Penambahan dana kas kecil (apabila dianggap terlalu kecil)	Dr. Kas Kecil                      xxx Cr. Kas Bank                      xxx
Apabila pada akhir periode tidak ada pengisian kembali dana kas kecil.	Dr. Biaya....                     xxx Dr. Biaya....                     xxx Cr. Kas Kecil                         xxx

b. Metode Fluktuasi (Sistem saldo Berubah Ubah)

Dalam Sistem saldo berfluktuasi, penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan dengan prosedur sebagai berikut :

1. Pembantukan dana kas kecil dilakukan dengan mendbit Rekning dana kas kecil

2. Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengen mengkerdit dana kas kecil, sehingga setiap saat saldo rekning berubah-ubah

3. Pengsisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai keperluan dan di catat dengan mendebit rekning-rekning dana kas kecil. Dalam sistem ini Saldo rekning berfluktuasi dari waktu ke waktu.

Keuntungan Metode Fluktuasi

1. Saldo kas kecil dapat di ketahui setiap saat

2. Apabila dana kas kecil tidak cukup, administrasi atau petugas kas kecil dapat meinta/ mengambil dana kembali

3. Dana Awal tiap periode selalu sama

4. Mudah dilakukan pengontrolan terhadap buku kas

PENCATATATAN DANA KAS KECIL METODE TIDAK TETAP

Waktu	Jurnal
Pembentukan dana kas kecil	Dr. Kas Kecil Cr. Kas Bank	xxx	xxx
Pemakaian dana kas kecil (pembayaran biaya-biaya)	Dr. Biaya... Dr. Biaya... Cr. Kas Kecil	xxx xxx	xxx
Penambahan dana kas kecil (apabila dianggap terlalu kecil)	Dr. Kas Kecil Cr. Kas Bank	xxx	xxx
Pengisian kembali dana kas kecil	Dr. Kas Kecil Cr. Kas Bank	xxx	xxx

Berikut ini adalah perbendaan antara metode dana tetap dengan metode dana tidak tetap.

Metode Dana Tetap	Metode Fluktuatif
Jumlah pengisian kembali dana kas kecil sama dengan jumlah pengeluaran (jumlah untuk pembayaran biaya-biaya)	Jumlah pengisian kembali dana kas kecil tidak sama dengan jumlah pengeluaran yang dilakukan untuk pembayaran biaya-biaya
Pada saat pengeluaran dana kas kecil tidak di jurnal, hanya membuat bukti pengeluaran kas kecil	Pada saatpengeluaran dana kas kecil harus dicatat (dijurnal) seesuai dengan jumlah yang dikeluarkan untuk pembayaran biaya.
Saldo rekening dana kas kecil adalah tetap	Saldo rekening dana kas kecil berfluktuatif
Pada akhir periode perlu disesuaikan	Pada akhir periode tidak perlu disesuaikan

D. Prosedur monitoring keadaan keuangan

Pemeriksanaan Dana Kas Kecil

Setiap akhir periode pemegang dana kas kecil harus mempertanggungjawabkan semua pengeluaran dana kas kecil. Selain pemeriksaan pada buku kas kecil yang dilampiri bukti transaksi pengeluaran kas kecil, perhitungan uang kas secara fisik juga dilakukan. Surprised Audit adalah pemeriksa dana kas kecil secara mendadak.

Perhitungan uang dilakukan oleh pemeriksa dan disaksikan oleh 2 orang atau lebih dan dibuat berita acara. Pengelolaan dana kas kecil perlu dilakukan, karena perusahaan melakukan pembayaran biaya-biaya secara tunai.

Jumlah saldo kas kecil menurut perhitungan fisik harus sama dengan saldo dana kas kecil  menurut catatan. Saldo kas kecil dapat dihitung sebagai berikut:

Saldo kas kecil awal periode                 Rp xxx 

Ditambah: Pengisian kembali dana kas kecil         Rp xxx +

                                                                                Rp xxx 

Dikurangi: Jumlah pengeluaran dana kas kecil Rp xxx – 

Saldo kas kecil pada akhir periode                 Rp xxx

Contoh Berita acara perhitungan Kas :

UD Jaya Abadi  Jakarta

Berita Acara PerhitunganKas Kecil 

31 Desember 2019

1. Menurut catatan
Saldo per 1 Desember 2019	Rp 1.600.000
Pengisian kembali dana kas kecil	Rp 1.500.000 +
	Rp 3.100.000
Pengeluaran kas kecil selama bulan Desember	Rp 1.350.000 -
	Rp 1.750.000
2. Perhitungan fisik dana kas kecil
2.1.    Uang kertas
3 lembar @ Rp 100.000 = Rp 300.000
6 lembar @ Rp 50.000 = Rp 300.000
9 lembar @ Rp 20.000 = Rp 180.000
42 lembar @ Rp 10.000 = Rp 420.000
59 lembar @ Rp 5.000 = Rp 295.000
33 lembar @ Rp 1.000 = Rp 33.000
Rp 1.528.000
2.2.    Uang logam
105 keping @ Rp 1.000       = Rp 105.000
123 keping @ Rp 500          = Rp 61.500
195 keping @ Rp 200          = Rp 39.000
165 keping @ Rp 100          = Rp 16.500
Rp 222.000+
Jumlah saldo fisik dana kas kecil per 31 Desember 2019	Rp 1.750.000